Descrição da Vaga
A Solidar Suíça é uma organização não-governamental que trabalha no campo de cooperação para o desenvolvimento e ajuda humanitária em Moçambique e outros países de África, América Latina, Ásia e Europa de Leste.
Em Moçambique, Solidar Suíça esta presente há mais de 39 anos, trabalhando nos programas de Democracia, Economia e Trabalho e Assistência Humanitária na região centro dos pais, nas províncias de Tete, Sofala e Manica neste É neste contexto que a Solidar Suíça pretende contratar uma Secretária Recepcionista, tendo para tal elaborado o presente Termo de Referencia.
OBJECTIVO DA FUNÇÃO
- Garantir à recepção (visitas), controlo de acessos e triagem das comunicações recebidas (telefonemas, cartas, e-mails, mensagens etc.) do escritório da Solidar Suisse em Chimoio. Organizar a distribuição de cartas recebidas e enviadas ou comunicações oficiais aos parceiros
- Auxiliar a Gerência da Solidar na (organização de reuniões, reservas de salas, alojamento e passagens aérea) ; e no contato com provedores de serviços e redação de protocolos de reuniões.
- Auxiliar o representante do país e outros membros da equipe de gestão na redação de cartas oficiais em português.
- Garantir o fluxo de informação dentro e fora da organização de (correspondências e outras informações delegadas)
- Estabelecimento e gestão de arquivo de correspondência e contactos internos e externos.
RESPONSABILIDADES
A Secretária é responsável das tarefas que lhe são delegadas pelo Representante do País na administração
a) Principais tarefas:
Recepção
- Organizar e assegurar os serviços de recepção nos escritórios de Chimoio;
- Organizar o controlo de acesso das pessoas que visitam o escritório em cooperação com o serviço de segurança e realizar um registo adequado;
- Organizar a distribuição de comunicações recebidas e enviadas via telefone, cartas, pacotes ou outros bens;
- Garantir presença na recepção durante o horário oficial de trabalho;
- Organizar reposição em caso de licença (férias ou outros motivos);
- Atualizar a lista de contactos de todos os funcionários e parceiros do Solidar (números de telefone, etc.);
- Endossar e enviar a correspondência da organização para diversos destinos e garantir a sua recepção;
Atualizar e arquivar informações de interesse da organização.
Gerenciamento
- Auxiliar a equipe de Gestão Solidar na organização de reuniões e reservas de quartos adequados, etc
- Conforme a demanda manter contato com prestadores de serviços para eventos, reservas, hotéis, etc…
- Organizar reuniões e garantir o protocolo das reuniões de gestão em português;
- Elaborar cartas oficiais em português (quando necessário) para comunicar formalmente com entidades governamentais locais relevantes ou outros parceiros;
- Manter calendário de localização da equipe;
- Preparação de documentos administrativos e outros com um nível aceitável de velocidade e precisão (contratos, cartas, memorandos, etc.);
a) Fazer reservas de hospedagem e passagens para viajantes
- Gerenciar o escritório do coordenador (Arquivo, Agenda e Consumíveis);
- Fazer actas de reuniões da equipe de gestão e com parceiros;
- Executar outras tarefas conforme indicado no interesse da organização e dentro de suas competências técnicas e profissionais.
b) Tarefas temáticas e conceptuais
- Participar de eventos estratégicos ou de planejamento do Solidar
c) Tarefas de Coordenação no Gabinete solidar
- Nenhuma
d) Tarefas especiais de acordo com instruções
- Assumir tarefas especiais (por exemplo, pessoa focal) de acordo com as instruções do Representante do País ou do seu substituto (Direção Financeira e RH);
- No caso de um desastre grande e extraordinário em Moçambique ou região, o titular do cargo pode ser instruído a suspender temporariamente o trabalho regular de acordo com as especificações e designado pelo Representante do País;
- Execute tarefas instruídas. O período de tempo para assistir equipa de resposta humanitária em caso de desastre ou emergência durante esse período será determinado ad hoc.
Responsabilidades Financeiras
- Nenhuma.
Competências
- Desenvolver e implementar as estratégias da Solidar, pensar a longo prazo e externamente, a fim de moldar positivamente a organização;
- Demonstrar compreensão do impacto do próprio papel em todos os parceiros e sempre colocar o beneficiário final em primeiro lugar;
- Construir e manter fortes relacionamentos internos e externos.
Como se candidatar?
Endereço: Rua da Zâmbia 524, Bairro 2 – Chimoio
Email: recruitment@solidarmoz.org
Validade: 19 de Janeiro de 2024
Local: Cidade de Chimoio
N.B: Apenas candidatas pré-selecionadas serão contactados para passos subsequentes, encorajamos candidaturas de Mulheres.
