Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com a Sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços.
O Ipas Moçambique pretende recrutar e contractar imediatamente, um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado, que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal da Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, assegurar a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e esteja efetivamente operacional, mantém e organiza documentos físicos e eletrónicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras necessárias ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.
2. DEVERES E RESPONSABILIDADES
Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:
SECRETARIADO:
- Tramitar correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos estabelecidos;
- Preparar relatórios, formulários e planilhas, de acordo com orientação de seus superiores hierárquicos;
- Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento;
- Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho;
- Zelar pela organização do escritório, incluindo o bom funcionamento e utilização do equipamento utilizado;
- Verificar os prazos estabelecidos e a localização dos vários processos administrativos;
- Actualizar o cadastro dos funcionários e de fornecedores de bens e serviços;
DAR SUPORTE LOGISTICO E DE PROCUREMENT:
- Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações;
- Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuição e reposição, sempre que necessário;
- Controlar expedição e/ou recebimentos de materiais e equipamentos;
- Controlar execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança);
- Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível, Processos de revisão de viaturas da província.
- Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços;
- Revisão de relatórios de prestação de servicos da empresa;
- Periodicamete mapear e identificar fornecedores de bens e serviços;
- Preenchimento de requisições para o abastecimento de viaturas;
- Fazer relatório mensal de transporte;
- Assegurar que todo material comprado seja de qualidade aceitável e esteja em conformidade com as especificações do departamento que fez o pedido;
- Efectuar compras de acordo com a devida aprovação.
DAR SUPORTE NA ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS INCLUINDO:
- Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, finanças e procurement;
- Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios;
- Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash.
- Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.
- Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário;
- Oganizar os processos contabilísticos e submeter para o pagamento;
- Emitir PO’s de serviços de consultoria sempre que necessário;
- Revisão e confirmação dos contactos nos ficheiros enviados pela equipa de programas para pagamento;
- Envio de ficheiros para os Assessores de Finanças para processamento;
- Trabalhar com o departamento de programas e finanças para obtenção de justificativos dos participantes;
- Apoiar no seguimento de reclamações dos participantes das atividades;
- Assessora o processamento dos pagamentos das outras províncias sempre que necessário.
COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA REQUERIDA
- Qualificação em Administração Pública, Administração Geral e Administração Hospitalar; Contabilidade e Auditoria ou outras áreas afins;
- Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão dos recursos humanos, contabilidade e finanças, gestão dos materiais incluindo património);
- Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
- Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
- Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem.
- Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
- Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade; e,
- Honestidade e boa integridade profissional;
- Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos; e
- Ser residente da província de Cabo Delgado é uma vantagem.
CANDIDATURA
Os interessados devem submeter as propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF, até dia 09 de Março de 2025 as 17:59h, na plataforma de candidatura online. Documentos a apresentar:
Carta de manifestação de interesse;
Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais);
Certificados de habilitações literárias;
Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.
Link de Candidatura: https://ipas.wd5.myworkdayjobs.com/en-US/Ipas/job/Mozambique-Maputo/Assistente-Administrativo-e-Logistico_R1122
NOTA
O IPAS está fortemente empenhado em proporcionar um ambiente de trabalho livre de todas as formas de assédio, discriminação e desigualdade. Recrutamos, empregamos, treinamos, promovemos e compensamos o nosso pessoal independentemente de raça, idade, sexo, religião, origem nacional, cor, credo, ancestralidade, cidadania, estado civil, estatuto de veterano, serviço militar, deficiência, informação genética, identidade de género, expressão de género, estado transgénero, orientação sexual, ou qualquer outra característica pessoal protegida por lei ou delineada pela política de Ipas.
