OBJECTIVO DA POSIÇÃO
Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hoteis, conservação dos bens do escritório, contribuição para a optimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos da Helen Keller e dar suporte em todos assuntos administrativos inerentes ao trabalho de recepcionista e realizar tarefas gerais de secretariado.
Responsabilidades
Área Administrativa
- Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc
- Garantir a boa apresentação do escritório
- Receber e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral
- Receber e encaminhar visitas
- Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório
- Solicitar cotações e propostas conforme solicitado
- Apoiar na reserva de hoteis para visitas
- Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação.
- Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos
- Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc
- Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int.
- Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete .
- Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
- Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete
- Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas
- Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
- Manter uma lista de contactos da HKI – Tete
Gestão de Propriedades e Escritórios
- Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção
- Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos.
- Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior)
- Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.
Qualificações Académicas
- Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Administração Publica ou qualquer área afim
Experiências e Competencias
- Experiência como assistente administrativo constitui vantagem
- Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório
- Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc
- Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint)
- Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
Como se candidatar
Os candidatos interessados deverão enviar os seus CVs e carta de motivação para o Email: MZ-Recruitment@hki.org . Deverão portanto indicar no Assunto a posição a que se candidatam. O prazo para submissão de candidaturas é 20 de Agosto de 2024
