A Helen Keller International pretende recrutar um (1) Estagiária de Administração e Recursos para os seus escritórios em Maputo.
Objectivo da Posição
Actuar no atendimento, auxiliar na gestão de estoque e realizar o acompanhamento dos pedidos, fornecer suporte a área logística e contribuir para a optimização dos processos operacionais.
Responsabilidades
Área Administrativa
- Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc.;
- Receber chamadas telefónicas e proceder com o direccionamento quando apropriado;
- Receber e encaminhar visitas;
- Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório;
- Solicitar cotações e propostas conforme solicitado;
- Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação;
- Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos;
- Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc.;
- Auxiliar no controlo dos prazos de contratos de prestação de serviços, consultoria com base no banco de dados de provedores/consultores da HKI;
- Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int, realizando verificações aleatórias de armazéns;
- Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) e consultores, incluindo seus contatos, áreas de expertise e relevância para a organização;
- Preparar e/ou receber, dos departamentos, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e/ou Finanças e pelo Director;
- Apoiar na manutenção da agenda do Director do País e auxíliar no planeamento de compromissos, reuniões administrativas, conferências etc;
- Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer eventos da HKI;
- Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração das respectivas actas;
- Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
- Manter uma lista de contactos da organização.
Área de Recursos Humanos
- Auxiliar na elaboração de documentos Administrativos de Recursos Humanos;
- Apoiar a equipe em questões relacionadas a RH e ajudar em suas necessidades diárias;
- Auxiliar na organização e actualização dos arquivos individuais dos funcionários, garantindo que todos os documentos em falta sejam arquivados corretamente;
- Apoiar na organização de uma base de dados de candidatos potencias para HKI;
- Agendar e confirmar entrevistas com os candidatos;
- Participar na organização de qualquer evento de Team building, retreat ect.;
- Apoiar a equipe em seu aprendizado e desenvolvimento, ajudando a identificar suas necessidades e coordenar as sessões de treinamento;
- Auxiliar os funcionários em suas solicitações de serviços (plano de saúde, questões familiares, questões disciplinares, etc.);
- Apoiar a equipe no preenchimento pontual de seus registros de horas.
Gestao de Propriedades e Escritórios
- Auxiliar na revisão de todos os contratos de locação (escritório e alojamento internacional) para garantir que contenham todas as clausúlas apropriadas antes da assinatura;
- Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção;
- Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos;
- Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior);
- Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.
Requisitos
Qualificações Académicas
- Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Gestão de Recusos Humanos, Administração Pública ou qualquer área afim.
Experiências e Competências
- Experiência como assistente administrativo/Recursos Humanos constitui vantagem;
- Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório;
- Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc.;
- Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint);
- Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho;
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita;
- Familiaridade com elaboração de base de dados de currículo.
Exigências
- Curriculum Vitae;
- Carta de Motivação.
Para se candidatar a esta vaga envie seus detalhes por e-mail para mz-recruitment@hki.org
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Data de validade: julho 21, 2024
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Localização: Maputo
Nota: Deverão portanto indicar no Assunto a posição a que se candidatam.
Tipo de emprego: Integral
Reportar a: Coordenadora de RH e Operações
Duração do estágio: 3 meses
Local de trabalho: Maputo
